Gmail, il più importante servizio di posta elettronica al mondo, è davvero ricchissimo di funzioni nascoste anche agli utenti più esperti ed usi del servizio. Di seguito è possibile trovare un vademecum delle utility da conoscere ad ogni costo.
Per poter avere più ordine nella propria posta e mettere anche in evidenza i messaggi ritenuti più importanti è possibile creare dei filtri sia nel caso di email in entrata che per le email in uscita. Si possono utilizzare ad esempio filtri sulla base del mittente o del destinatario, oppure per quanto riguarda l’oggetto della email. Può essere una modalità utile anche quando non si vuole più ricevere determinate email ritenute inutili e fastidiose, come quelle dei social network, che a volte intasano la casella di posta con email molto frequenti. In tal caso si può decidere di utilizzare i filtri che contrassegnano le email ricevute come già lette in automatico e le archiviano di conseguenza.
Le stelle che si possono assegnare a ciascuna email infatti non sono unicamente gialle, anzi, esistono 6 diverse tonalità di colore con le quali poter suddividere le email presenti nella posta elettronica di Google in base all’argomento trattato. Per poter usufruire di questa funzione è sufficiente cliccare più volte sulla stellina accanto all’email e scegliere il coloro da destinare a quella categoria di messaggio. È inoltre possibile cercare un determinato colore per poter filtrare solo le email verdi o rosse, ad esempio.
Si può raggiungere lo stesso scopo anche utilizzando le etichette offerte da Gmail. In effetti, anch’esse agiscono come una sorta di filtro che permette di creare ordine all’interno delle numerose email presenti nella posta elettronica. Come per le stelle, anche alle etichette infatti possono essere attribuiti diversi colori a seconda della categoria di appartenenza ed essendo praticamente dei tag ogni email può avere anche più di un’etichetta, a seconda del contenuto del messaggio. Per poterle aggiungere, occorre semplicemente andare su “impostazioni” e selezionare poi nel menu l’opzione “etichette”
Accedendo al menu “impostazioni” e cliccando poi su “account” e “aggiungi un tuo account di posta (POP3)” è possibile importare i messaggi di altri indirizzi di posta, come Yahoo e Hotmail, nel proprio account Gmail. In questo modo si possono avere sotto controllo tutti gli account di posta elettronica in un unico luogo. Bisogna però fare attenzione, perché alcuni provider, quali Alice e Libero, non permettono questo passaggio.
Questa funzione può risultare particolarmente utile in quanto permette una diretta interazione tra la classica modalità “lista di cose da fare” e le email. Difatti, cliccando su “altre azioni” è possibile aggiungere una email all’elenco delle proprie attività da svolgere, con eventualmente anche l’aggiunta di una deadline e di una nota.
È inoltre possibile utilizzare Gmail come un’applicazione che si può lanciare direttamente dal proprio desktop. Per poter far ciò, bisogna andare nel menu “opzioni” di Google Chrome e selezionare “crea scorciatoie applicazione”. In questo modo l’icona di Gmail comparirà sul proprio desktop, così come nel menu Start di Windows.
Molto utile è inoltre la funzione che permette di leggere la posta anche offline. Bisogna innanzitutto scaricare la relativa estensione “Gmail Offline” dal Chrome Store, la quale permette di accedere non solo ai messaggi ma anche a tutte le funzioni di Gmail senza dover essere necessariamente connessi ad internet. Si può dunque scrivere, rispondere, leggere nuove email, ecc., anche offline, anche se poi il tutto sarà effettivamente realizzato solo quando si accederà di nuovo ad internet. Dunque, si può scrivere una nuova email, ma questa sarà spedita solo quando si sarà di nuovo online.
La funzione ricerca può essere molto utile quando sono presenti molte email e si vuole ricercare una in particolare. È possibile infatti affinare la ricerca adottando delle parole chiave, come ad esempio l’oggetto della email o il nome o indirizzo mail del mittente, in modo da trovare tutti i messaggi corrispondenti. Questa funzione può tornare utile anche se si vuole eliminare ad esempio un determinato numero di email inviate dalla stessa persona.
Oltre alla ricerca ‘tematica’, un’altra funzione di Gmail è quella di effettuare una ricerca in una determinata fascia temporale. Ad esempio, si può inserire all’interno della barra di ricerca la query “before:2015/12/07” per ricercare email arrivate prima del 7 dicembre 2015 oppure “after:2015/12/07” per selezionare solo i messaggi arrivati dopo il 7 dicembre 2015.
Estremamente importante è essere a conoscenza di chi può accedere al proprio indirizzo email. Per poter farlo è necessario andare in fondo alla lista delle email alla voce “Dettagli”, dove è possibile vedere gli ultimi accessi effettuati, comprensivi di orario, indirizzo IP.