Gli ultimi anni hanno dimostrato grandi passi in avanti da parte dell’Italia in merito al processo di digitalizzazione, soprattutto se si prendono in esame le infrastrutture al 100% fisiche o il valore del mercato del cloud.
Proprio all’Italia è stato chiesto uno sforzo ulteriore proprio nel mondo del digitale e il bel paese ha risposto prontamente, individuando due principiali attori: da un lato i provider, che stanno permettendo a tutti di usufruire di servizi indispensabili, indipendentemente dalli postazione di lavoro. L’altro lato invece vede le aziende, che con questo genere di servizi hanno capito il modo per mandare avanti il proprio business anche in un momento come quello che stiamo vivendo. Il ruolo cardine in questo percorso di digitalizzazione è affidato ai Trust Services, ossia i servizi fiduciari qualificati utilizzati per la dematerializzazione e l’ottimizzazione di processi interni alle aziende.
Aruba Enterprise ha dunque mostrato alcuni esempi di realtà che proprio con i Trust Services riescono ad alimentare i propri affari, sfruttando i vantaggi che arrivano dalla riduzione dei processi aziendali, molti dei quali vengono appunto digitalizzati.
La necessità. Dematerializzare i processi di gestione dei piani di rientro dei propri clienti. Risulta questo l’obiettivo principale di Banca IFIS che ha puntato due traguardi: la dematerializzazione della documentazione gestita durante le attività degli agenti in ambito NPL e la digitalizzazione del processo di raccolta in merito ai riconoscimenti di debito riguardanti gli accordi di dilazione tramite Call Center.
La soluzione. Per la prima esigenza è stato pensato un processo che prevede l’uso di una soluzione con Firma Elettronica Avanzata (FEA) in modalità Grafometrica, il servizio di Marca Temporale e la Conservazione Digitale a norma di tutta la documentazione utile per la gestione dell’intero processo paperless. Per quanto concerne la seconda, è stata progettata una soluzione integrata fatta di strumenti e di procedure atte alla registrazione, la Marcatura Temporale e la Conservazione Digitale a norma dei file audio generati durante le operazioni dei Call Center.
La necessità. Diventare una PA paperless. L’obiettivo di ARPAT (Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana) di aprirsi alla digitalizzazione nasce con la sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale.
La soluzione. Ad oggi ARPAT possiede un software proprietario, implementato e customizzato per intero. Si può definire a tutti gli effetti come “una PA senza carta”: tutti i documenti risultano prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, quindi osservandone e conservandone la validità giuridica. Secondo questi canoni, l’Agenzia ha cominciato a utilizzare la Posta Elettronica Certificata integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale, per poi aggiungere anche le Firme Digitali e Firme Digitali Remote, che offrono la possibilità di completare il percorso di dematerializzazione dei documenti mantenendo intatto il valore legale degli stessi.
La necessità. Regione Veneto è stata pioniera di una soluzione per digitalizzare la presentazione del biotestamento con un sistema che fosse conforme con la normativa vigente, accessibile e semplice per tutti i cittadini e usufruibile presso gli sportelli dell’anagrafe comunale.
La soluzione. La soluzione implementata prevede la predisposizione, presso gli sportelli comunali nei quali viene presentata la DAT (Dichiarazione Anticipata di Trattamento), di una tavoletta grafometrica collegata a una postazione desktop e un’applicazione per la raccolta dei vettori grafometrici. In questa operazione, il cittadino firmatario può apporre la propria Firma Grafometrica in presenza di un operatore che, a sua volta, può controfirmare attraverso l’apposizione della propria Firma Digitale Qualificata, che dà validità all’intero processo digitale. Il risultato è un documento integro, immodificabile e legalmente valido poiché conforme alla normativa eIDAS, che assicura la validità di tali documenti anche a livello europeo.
La necessità. Il Consiglio Nazionale degli Ingegneri (CNI) aveva bisogno di dotare tutti gli iscritti di caselle di Posta Elettronica Certificata così da ottimizzare le comunicazioni tra enti e ingegneri iscritti all’Ordine e tra gli ingegneri stessi, conferendo validità legale alla documentazione scambiata.
La soluzione. Attraverso una soluzione avanzata di PEC e un approccio basato su una serie di interlocuzioni dirette tra i referenti del CNI e la divisione Enterprise è stato possibile rendere riconoscibili tutti gli iscritti attivando delle PEC su dominio@ingpec.eu che, quindi, consentono ad ogni ingegnere di essere univocamente definito; a questo si sono aggiunti ulteriori attivazioni di servizi digitali, quali fatturazione elettronica e identità digitale, che permettono di operare con maggiore velocità e, allo stesso tempo, avere la garanzia di farlo attraverso strumenti certificati.
AXIOS ITALIA
La necessità. Dematerializzare i flussi che prevedevano passaggi cartacei per l’apposizione di firme e adeguarsi alla compliance normativa, che in generale tutte le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad adottare in un’ottica di crescente digitalizzazione e trasparenza. Questo ha comportato trasformazioni sia all’interno delle scuole che all’interno delle software house che – come Axios Italia – le seguono nei processi di cambiamento mettendo a disposizione prodotti facili da utilizzare, formazione e supporto nei processi informatici e amministrativi delle segreterie scolastiche.
La soluzione. Il percorso intrapreso nel progetto di ‘Scuola Digitale’ ha visto l’utilizzo di diverse soluzioni, dalla Firma Digitale Remota alla Firma Grafometrica, passando per il cloud, con l’obiettivo di snellire specifici processi che avvengono quotidianamente nelle segreterie scolastiche e facilitare la Digital Transformation che è tuttora protagonista di questo periodo.
Queste le parole di Massimo Bandinelli, Marketing Manager di Aruba Enterprise:
“Il periodo storico in cui ci troviamo sposta i riflettori sul digitale e lo consacra come asset fondamentale per l’economia del paese. In particolare stiamo prendendo consapevolezza dell’importanza di tutti quegli strumenti che possono essere di supporto per assicurare continuità al nostro lavoro, ma che rimarranno nel nostro DNA: ad esempio conferire autenticità, integrità e validità legale ad un documento in modo immediato e mentre si lavora da casa può essere oggi più importante che mai, così come disporre di servizi in grado di certificare e rafforzare la sicurezza delle informazioni scambiate. Sta avvenendo un passaggio importante nell’ottimizzazione dei flussi e sempre più aziende se ne sono rese conto. I processi digitali sono sinonimo di competitività sul mercato: l’azienda che riesce a gestire in modo efficace tutti i processi compie un passo strategico in ambito di lean organization e di delivery del valore. Un passo importante, quindi, per il futuro di tutti.”